项目经理跨部门沟通的6个原则

对项目经理来说，跨部门沟通不良，可能会对项目造成严重影响。

你认为十万火急的事，到了其它部门那，竟然成了芝麻绿豆大的事；原本应该合作解决的问题，到了跨部门会议上，又沦为各弹各的调，找不到共识。

到底，在不同部门各有不同立场与利益的情况下，怎样才能把话说清楚，把项目做好呢? 

以下几点供你参考。

沟通前做好准备

在跟同事讨论事情之前，先把一些基本问题想清楚，不要毫无准备就去，否则很可能得不到你想要的东西。

下面的几个问题应该事先想清楚：

你希望对方帮你做什么事?

你认为他会要求你做什么?

如果对方不同意你提出来的做法，有没有其它选择方案?

如果双方没共识，你会有什么后果?对方又会有什么后果?

做好准备，才能应对沟通中的变数。

了解其它部门的语言

跨部门沟通不良，很多时候都是“语言不通”所引起。比如，技术部平常讲的是“相同语言”，他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。同样地，财务、人资等部门，也有自己的语言与观点。因此，想要沟通顺畅，前提就是“听懂对方的语言”。

了解其他部门语言的一个重要方法是换位思考，试着站在对方的立场思考：

这么做，对业务部的业绩有帮助吗?

如果我是他，会接受这种做法吗?

这个方法真的有用吗?

跨部门的换位思考法能将误解或沟通频率不搭的机率降到最低。此外，频繁的互动有助于建立彼此的熟识度，让你更容易设身处地想问题。因此，时不时的跟其它部门的领导和同事吃吃饭、聊聊天，有好无坏。

开诚布公是最好的对策

在公司里，你面对的是需要长期共事的同事，不是一锤子买卖，因此，凡事以诚实为上策，最忌欺骗、隐瞒事实，破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任感，会加重彼此的防御心，沟通时就会有所保留，甚至隐藏一些重要信息。

相反，互信会让双方在沟通时流畅一些，他们会明白说出自己的需求与考虑，并且提高合作意愿，共同解决问题。

诚信沟通有四个要素：

错的不要解释;

务必不要争执

不打断对方说话;

微笑再微笑;

呈现事实，专注中心议题

让沟通聚焦的最好方式，就是呈现具体事实，引导人们迅速将注意力放在中心议题上，减少不当的臆测。

《哈佛商业评论》指出，事实可以将沟通过程中“人”的因素降到最低。在缺乏事实的情况下，个人动机可能会遭到猜疑。但“事实就是事实”，它不是出自人的幻想或自私的欲望，因此，提出事实可以创造一种强调议题，而非人身攻击的氛围。

 

确保沟通信息无误

当你针对某个项目或议题，进行完跨部门沟通后，务必要向项目团队清楚传达最新进度与信息。很多时候，跨部门会议中所决定的事项，必须交由各部门的一线人员去执行，因此，一定要确保所有信息传达无误，才不会让好不容易达成的共识大打折扣。

为了确保沟通信息无误，项目经理可以利用以下几个方法：

向对方重复沟通中的主要内容;

利用澄清的方式提出不明白的内容;

谈论重点议题时尽量不要打断对方讲话;

善用幽默

幽默可以做为沟通时的缓冲剂，也可视为一种防御机制。当你必须呈现可能会触犯到他人的事实，或是要沟通棘手讯息时，以轻松或幽默的方式来传达，比较能保留对方的面子，也有助于正面的沟通。

幽默使用法则的四条禁忌：

不谈论对方家庭;

不以人身攻击;

不涉及组织敏感话题;

幽默有度，点到即止;

俗话说，不懂幽默的项目经理不是好鼓励师~